Faturação que atrasa
Faturas que ficam por emitir. Recibos perdidos. Contas a receber sem controlo. Tesouraria a sofrer.
Backoffice externo · Avença mensal
Assumimos
o
backoffice
Assumimos
o
backoffice
da
sua
empresa.
Equipa externa de administração, faturação, atendimento e coordenação operacional. Avença mensal previsível. Sem contratar internamente. O seu tempo fica livre para vender, servir clientes e crescer.
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O problema
Se a sua empresa cresceu, mas o administrativo está cada vez mais caótico, conhecemos o problema.
A maioria das pequenas empresas portuguesas chega a um ponto em que o empresário deixa de vender porque está a tratar de faturas, mapas de horas e mensagens da contabilidade.
Documentos por todo o lado
Mensagens com PDFs, papéis em pastas, mapas de horas que nunca chegam à contabilidade a tempo.
Pedidos sem resposta
Chamadas administrativas que ficam para depois. Processos de admissão sem rasto. Coordenação a falhar.
Pequenas falhas que, somadas, custam dinheiro e tiram horas ao que realmente faz crescer o negócio.
A solução
Não é uma assistente virtual. É uma equipa.
A Velvet Vision é o seu departamento externo de backoffice. Uma equipa profissional que assume tudo o que o administrativo da sua empresa exige: faturação, documentação, atendimento, admissões e demissões, coordenação com a contabilidade e com parceiros.
Paga uma avença mensal previsível. Sem custos de salário, subsídios, formação ou substituição.
45h
de backoffice mensal incluídas no Plano Premium
1
equipa dedicada à sua empresa
0
contratações internas necessárias
Serviços incluídos
Tudo o que o seu backoffice precisa.
Tudo o que o seu backoffice precisa.
Num só serviço.
01
Apoio administrativo
Tarefas recorrentes do dia a dia, geridas por equipa dedicada.
02
Organização documental
Tudo no sítio certo, acessível, rastreável.
03
Emissão de faturas
Faturação mensal, recibos, controlo de contas a receber.
04
Para a contabilidade
Recolha, organização e envio mensal estruturado.
05
Admissões e demissões
Apoio administrativo em todos os passos do processo.
06
Mapas de horas
Recolha mensal, organização e envio para processamento salarial.
07
Pedidos administrativos
Gestão e encaminhamento, sem deixar nada por responder.
08
Marketing operacional
Execução das tarefas operacionais que o seu marketing exige.
09
Coordenação externa
Articulação com contabilidade, fornecedores e parceiros.
10
Acompanhamento
Reuniões periódicas para revisão e planeamento.
11
Gestão de contratos
Organização, controlo de prazos e apoio a renovações.
12
Apoio jurídico opcional
Através de escritório de advogados parceiro (+500€/mês).
Planos
Dois planos. Avença mensal. Sem surpresas.
Escolha o plano que se adapta ao volume operacional da sua empresa. Pode mudar de plano a qualquer momento.
Plano Gestão
1.750€
+ IVA / mês
Para empresas com operação estável e necessidade de apoio organizado.
- Até 25 horas mensais
- Reunião trimestral de acompanhamento
- Equipa dedicada · Account Manager
- Avença mensal previsível
- Conformidade RGPD
Plano Premium
2.450€
+ IVA / mês
Para empresas com maior volume e necessidade de proximidade operacional.
- Até 45 horas mensais
- Reunião mensal de acompanhamento
- Equipa dedicada · Account Manager
- Acompanhamento operacional próximo
- Conformidade RGPD
Serviços adicionais opcionais
Pode somar a qualquer plano. Cada serviço adicional acresce a partir de +500€ + IVA / mês.
Apoio jurídico
+500€+ IVA / mês
Prestado por escritório de advogados parceiro. Análise e elaboração de contratos, revisão de documentos, apoio em questões laborais e apoio jurídico preventivo. O valor é repassado integralmente ao parceiro, sem margem para a Velvet Vision.
Apoio de marketing e website
+500€+ IVA / mês
Apoio operacional de marketing e elaboração de website. Gestão da presença digital, produção de conteúdos e criação ou renovação do site da sua empresa.
O valor base de cada serviço adicional é de 500€ + IVA / mês e pode ser ajustado em função da dimensão e da exigência do projeto. O valor final é definido consigo, com total transparência, antes de avançar.
Como funciona
Quatro passos para libertar o backoffice da sua empresa.
01
Diagnóstico
Reunião de 30 min, sem compromisso. Avaliamos volume, áreas críticas e ferramentas.
02
Proposta
Em 48 horas. Plano recomendado, âmbito, contactos e calendário.
03
Onboarding
Semanas 1 e 2. Recolha de acessos, documentação, definição de procedimentos. Equipa atribuída.
04
Operação
A partir da semana 3. Tratamos do backoffice mensal. Reuniões periódicas. Reporte regular.
Para quem
Pequenas empresas portuguesas
Pequenas empresas portuguesas
com 3 a 20 colaboradores.
Empresas com faturação recorrente que ainda não têm uma estrutura administrativa interna eficiente, ou não querem ter.
Empresas de serviços
Clínicas e gabinetes
Empresas de limpeza
Construção e remodelações
Oficinas
Comércio local recorrente
Imobiliárias pequenas
Consultores com equipa
Porquê Velvet Vision
Equipa, não freelancer. Avença, não salário. Método, não improviso.
Assistente virtual individual
→
Equipa estruturada com continuidade. Sem baixas, férias ou substituições a parar o serviço.
BPO corporativo
→
Dimensionado para PME de 3 a 20 colaboradores. Preço claro, sem contratos enterprise.
Contratar internamente
→
Avença previsível. Sem custos de salário, subsídios, baixas, formação ou rotatividade.
Secretariado virtual
→
Operação real de backoffice, não apenas morada fiscal ou receção remota.
Compromissos
O que pode contar de nós, sempre.
Confidencialidade
Acordo de confidencialidade em todos os contratos. Tratamento de dados conforme RGPD.
Equipa dedicada
Ponto único de contacto. Continuidade. Nunca “é a primeira vez que falo com este caso”.
Método
Procedimentos documentados. Listas de tarefas. Reporte regular. Tudo rastreável.
Português europeu
Comunicação em português de Portugal. Equipa baseada em Lisboa.
Perguntas frequentes
Antes de avançarmos, é normal ter dúvidas.
Não. Trabalhamos com o seu contabilista, não o substituímos. Nós tratamos do administrativo (recolha de documentos, mapas de horas, organização). Ele trata da contabilidade e do fisco. Coordenamos com ele para que receba tudo o que precisa, no prazo certo.
A nossa equipa trabalha com as ferramentas da sua empresa. Usamos os principais sistemas de faturação portugueses (PHC, Primavera, Moloni, InvoiceXpress, Vendus), e também Google Workspace ou Microsoft 365. No onboarding definimos acessos e fluxos.
Sim. Todos os contratos incluem cláusula de confidencialidade. Cumprimos integralmente o RGPD e disponibilizamos acordo de subcontratação de tratamento de dados.
As horas adicionais são facturadas avulso a valor combinado em contrato. Se a necessidade for recorrente, podemos passar para o plano superior.
O contrato é anual com renovação automática. A denúncia é feita com 60 dias de antecedência. Sem custos de cancelamento.
Não. O apoio jurídico é prestado por um escritório de advogados parceiro. A Velvet Vision atua como ponto de contacto, mas o aconselhamento legal é da responsabilidade do parceiro. O valor de 500€/mês é repassado integralmente ao escritório de advogados.
Tipicamente, 2 semanas após a assinatura do contrato. Semana 1 é onboarding (acessos, documentação, procedimentos), semana 2 é arranque controlado. A partir da terceira semana operamos em regime normal.
Atribuímos um Account Manager (ponto único de contacto) e uma equipa operacional dedicada. A composição é estável e não muda mês a mês.
Sim. Servimos pequenas e médias empresas em todo o Portugal continental. A nossa sede é em Lisboa, mas trabalhamos diariamente com PME em todo o Distrito de Lisboa, em todo o Distrito de Setúbal e em toda a Margem Sul do Tejo, incluindo Almada, Setúbal, Seixal, Barreiro, Montijo, Palmela, Sesimbra, Moita e Alcochete. A maior parte da operação é feita remotamente, com reuniões presenciais ou online conforme o cliente preferir.
Próximos passos
Vamos falar
Vamos falar
30 minutos.
Sem compromisso. Sem proposta forçada. Apenas um diagnóstico claro da sua operação administrativa.
01
Reunião de diagnóstico
30 minutos, presencial em Lisboa ou online.
02
Proposta concreta
Plano recomendado, âmbito e calendário em 48 horas.
03
Início em 2 semanas
Onboarding rápido. Operação ao 15º dia útil.
Contacto
Fale connosco.
Preencha o formulário e a nossa equipa entra em contacto em até 1 dia útil. Sem agentes comerciais, sem scripts. Falará com a equipa Velvet Vision.